Datensicherung: Die 3-2-1-Regel und der Test der Wiederherstellung

Fast jede Firma hat ein Backup. Ob es im Ernstfall hilft, merken viele erst, wenn es darauf ankommt. Dieser Beitrag erklärt, wie eine verlässliche Datensicherung aufgebaut ist und wie Sie in wenigen Schritten prüfen, ob Ihre funktioniert.

Woran Sicherungen im Ernstfall scheitern

• Es gibt nur eine Kopie, und sie liegt im selben Raum oder im selben Netzwerk wie das Original.
• Die Sicherung läuft, wurde aber nie zurückgespielt. Ob sie vollständig ist, weiß niemand.
• Wichtige Daten sind nicht in der Sicherung, weil ein neuer Server oder ein neues Programm nicht aufgenommen wurde.
• Die Wiederherstellung dauert Tage statt Stunden, weil nie geübt wurde.
• Schadsoftware hat die Sicherung mit verschlüsselt, weil sie im Netzwerk erreichbar war.

Die 3-2-1-Regel

• 3 Kopien Ihrer Daten: das Original und zwei Sicherungen.
• 2 verschiedene Medien, zum Beispiel ein Netzwerkspeicher und ein externes Laufwerk oder ein Speicher in der Cloud.
• 1 Kopie an einem anderen Ort, damit Brand, Wasserschaden oder Einbruch nicht Original und Sicherung zugleich treffen.

Häufig wird die Regel erweitert. Dann soll mindestens eine Kopie unveränderbar oder vom Netzwerk getrennt sein, und die Sicherungen werden so geprüft, dass keine Fehler offen bleiben. Das ist gerade für kleine Betriebe, Praxen und Kanzleien ein guter Maßstab.

Eine Kopie muss vom Netzwerk getrennt sein

Erpressungstrojaner verschlüsseln nicht nur Ihre Arbeitsdaten, sondern auch alle Sicherungen, die sie im Netzwerk erreichen. Mindestens eine Kopie sollte deshalb vom Netzwerk getrennt sein, zum Beispiel ein Laufwerk, das nicht dauerhaft angeschlossen ist, oder eine Sicherung, auf die ein Angreifer nicht zugreifen kann.

Was gesichert werden sollte

Viele Sicherungen erfassen nur den Server. Prüfen Sie deshalb, ob auch folgendes dabei ist:

• Server, Datenbanken und die Daten Ihrer Fachsoftware, zum Beispiel Praxisverwaltungssystem oder Kanzleisoftware.
• Arbeitsplätze, auf denen Dateien lokal liegen.
• E-Mails und Dokumente in Cloud-Diensten.
• Konfigurationen von Firewall, Router und Switches, damit sich das Netzwerk nach einem Defekt schnell neu aufbauen lässt.
• Zugangsdaten und Lizenzschlüssel, an einem sicheren Ort aufbewahrt.

Eine Sicherung ist erst getestet, wenn man sie zurückgespielt hat

Nur ein Test zeigt, ob sich Daten tatsächlich wiederherstellen lassen. Wir empfehlen, die Wiederherstellung mindestens einmal im Jahr zu testen. So gehen Sie vor:

• Spielen Sie eine einzelne Datei zurück und öffnen Sie sie.
• Prüfen Sie, ob auch ein ganzer Ordner oder ein ganzes System wiederhergestellt werden kann.
• Messen Sie, wie lange es dauert. Dann wissen Sie, wie lange Ihr Betrieb im Ernstfall steht.
• Notieren Sie das Ergebnis, damit Sie es später belegen können.

Zwei Fragen, die den Rhythmus bestimmen

Wie oft gesichert wird, hängt von zwei Fragen ab: Wie viel Arbeit dürfen Sie im schlimmsten Fall verlieren? Und wie lange darf Ihr Betrieb stillstehen? Wer höchstens einen halben Tag Arbeit verlieren darf, braucht eine andere Sicherung als jemand, der einen Tag verkraftet. Als Untergrenze gilt: mindestens einmal täglich und automatisch. Für Arztpraxen verlangt die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV außerdem, dass in einem Plan festgelegt ist, welche Daten wie oft gesichert werden.

Eine Sicherung braucht einen Notfallplan

Im Ernstfall hat niemand Zeit zum Nachdenken. Legen Sie deshalb vorher fest, wer die Wiederherstellung auslöst, wer erreichbar sein muss und in welcher Reihenfolge Systeme zurückkommen: zuerst die, ohne die der Betrieb stillsteht. Eine kurze Kontaktliste und die Zugangsdaten für die Sicherung gehören an einen Ort, der auch bei einem Ausfall erreichbar ist, zum Beispiel ausgedruckt im Tresor.

Sicherungen enthalten sensible Daten

Eine Sicherung ist eine vollständige Kopie Ihrer Daten, auch der personenbezogenen. Sie sollte deshalb verschlüsselt sein, und nur wenige, namentlich bekannte Personen sollten Zugriff haben. Das gilt besonders für Kanzleien und Praxen, bei denen die Daten der Schweigepflicht unterliegen.

Sicherung von Microsoft 365

Wer Microsoft 365 nutzt, hat wichtige Daten in der Cloud. Microsoft stellt den Dienst bereit, schützt Ihre Daten aber nicht automatisch vor versehentlichem Löschen oder vor Schadsoftware, die Dateien verschlüsselt. Eine zusätzliche Sicherung, getrennt vom Dienst selbst, schließt diese Lücke.

Sechs Fragen für einen kurzen Selbstcheck

• Läuft die Sicherung automatisch und mindestens täglich?
• Liegt mindestens eine Kopie an einem anderen Ort?
• Ist mindestens eine Kopie vom Netzwerk getrennt?
• Wurde die Wiederherstellung in den letzten zwölf Monaten getestet?
• Sind alle wichtigen Systeme und Daten in der Sicherung, auch neue Server und Programme?
• Wird kontrolliert, ob die Sicherung jede Nacht vollständig durchläuft?

Wir sichern mit Acronis und anderen namhaften Herstellern, passend zu Ihrer IT-Umgebung, kontrollieren die Sicherungen im laufenden Betrieb und testen die Wiederherstellung. Alle genannten Namen sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. Mehr dazu unter Datensicherung und Backup. Wenn Sie wissen möchten, wie es um Ihre Datensicherung steht, machen Sie den Security-Check in zwei Minuten oder sprechen Sie uns an.

Stand: November 2026.